최우수기관에 국방부, 대전광역시교육청, 한국지역난방공사 등 선정
2017년도 기록관리 평가 결과, 기록관리 업무를 가장 잘 수행해 최우수 등급인 ’가‘등급을 받은 기관은 국방부, 대전광역시교육청, 한국지역난방공사 등 129개 기관으로 나타났다.
국방부는 자칫 소홀해지기 쉬운 종이기록물의 안전한 보존 및 관리를 위해 매년 80여개 부서에 대한 기록관리 지도·점검을 실시하고, 국방 사료적 가치의 중요성을 특히 강조해 국가기록원과 협업해 기록물 평가를 실시하는 등 기록관의 위상제고 및 소장기록물의 활용을 확대한 점이 높이 평가받았다.
대전광역시교육청은 교육청 최초로 기록관리시스템과 연계된 바코드 기반의 비전자기록물관리 시스템을 구축해 기록물 반출입 현황의 실시간 파악을 통해 기록물 분실의 위험을 방지하고, 이와 연계해 기록물의 정수점검을 실시하는 등 비전자기록물의 전산화 및 업무효율화를 도모한 점이 높이 평가받았다.
한국지역난방공사는 본사 문서보관실에 보관 중이던 비전자기록물 14,224권과 부서별 보유기록물 6,884권 전량에 대한 전수조사를 실시해 일괄 정리하고 포털을 통해 목록과 정보를 제공함으로써 중요기록물의 안전한 보존과 기관의 중요한 정보자산의 검색활용 서비스체계를 구축한 점이 높이 평가받았다.
기록관리 평가는 공공기관의 기록관리 역량 평가 및 제도 정착을 위해 ’07년 시범평가를 시작으로 매년 실시하고 있으며, 금년에는 객관적 평가를 강화하기 위해 지표를 세분화해 ‘기록관리 업무기반’, ‘업무추진 내용’, ‘서비스·업무개선’ 등 3∼4개 분야 25개 지표를 개발·적용했다.
또한, 기관의 특성에 따라 중앙행정기관, 교육청 및 지원청, 특별지방행정기관, 정부산하 공공기관, 국·공립대학교 등 6개 유형으로 구분해 실시했다.
평가절차는 기록관리평가시스템(RMES)을 활용한 1·2차 온·오프라인 평가와 3차 조정회의를 거쳐 실시했다.
기관 유형별로 ‘가’(100∼90점), ‘나’(89∼80점), ‘다’(79∼70점), ‘라’(69∼60점), ‘마’(60점 미만) 5등급 절대평가 방식을 적용했다.
이번 평가결과, 평균점수는 73.8점으로 전년에 비해 다소(△4.8점)하락했지만, 우수기관이 증가하고(52→129) 미흡기관이 감소하는(166→147) 등 각급 기관의 기록관리 수준은 전반적으로 향상됐음을 알 수 있다.
이번 평가에서 나타난 기관별 특징과 시사점은 다음과 같다.
‘가’등급이 전체의 65% 이상을 차지하고, 평균 또한 90점을 넘어(중앙행정기관 90.1점, 시·도교육청 91.1점) 법령 이행사항을 대부분 준수하고 있으며 기록관리 업무가 정상궤도에 오른 것으로 나타났다.
다만, 일부 기관은 전문인력·시설 등 기록관리 기반(인프라)이 갖추어져 있음에도 기본계획 미수립 등 기록관리 중요성에 대한 인식이 미흡해 ‘라’ 등급(69∼60점)을 받았다.
전반적으로 개선되고 있으나 기록물 평가·폐기, 전문요원 배치 등 일부 분야에서는 미흡한 것으로 평가됐다.
특별지방행정기관은 기록물관리 전문요원 배치율이 높아 평균 점수가 상승했으나(67.2점→70.1점), 기록물 평가·폐기절차 미이행 등 아직 개선할 점들이 남아 있는 것으로 드러났다.
교육지원청은 기록물관리 전문요원 배치 유무에 따라 점수차가 커(배치기관(101개) 83.7점, 미배치 기관(75개) 43.5점) 전문요원의 충원이 시급한 것으로 나타났다.
기록물관리 전문요원 임용 및 기반(인프라) 구축이 확대되는 등, 꾸준히 기록관리가 향상(평균 79.9점)되고 있으나 영구기록물관리기관으로서의 역할과 기능을 감안하면, 재난대비책 마련 등 기록물 관리·보존에 대한 지속적인 노력이 필요한 것으로 보인다.
금년이 2번째 실시한 평가로써 국·공립 대학간 격차가 큰 것(국립대 56.8점, 공립대 10.1점)으로 나타났으며, 기록관리 절차(프로세스) 마련, 기반(인프라) 구축 등 법령상 기본요건부터 조속히 갖추어야 할 것으로 지적됐다.
국가기록원은 평가결과 개선요구 및 조치 확인 등 후속조치를 통해 사후관리를 강화하는 한편, 이번 평가 과정에서 도출된 시사점을 바탕으로 평가제도·체계를 실질적 파급효과가 나타날 수 있도록 개선해나갈 방침이다.
특히, 기록관리가 안정화 단계에 이른 기관에 대해는 스스로 수준을 측정하고, 필요한 분야를 보완할 수 있도록 하는 ‘자율평가제‘를 도입하고, 상위기관이 소속기관을 평가해 부처의 책임성을 강화할 수 있도록 ‘메타평가제‘를 도입할 계획이다.
또한, 우수기관 및 유공자에 대해는 포상 등 특전(인센티브)을 강화해 기록관리의 질적 수준을 제고할 수 있도록 유도하고, 미흡기관에 대해는 맞춤형 자문상담(컨설팅) 및 기획 실태점검 등을 통해 기록관리가 제대로 작동할 수 있도록 조치할 방침이다.
이상진 행정안전부 국가기록원장은 “공공기록은 국가의 중요한 정보자원임과 동시에, 정책의 정당성을 입증할 수 있는 국가의 기본 인프라이다. 이번 평가결과 등을 토대로 새 정부의 ‘혁신적인 열린 정부’ 국정과제에 발맞추어 기록관리 전반에 걸친 개선이 이루어질 수 있도록 적극 노력할 계획”이라고 강조했다.
권중호
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